「反省文」を書いてみた

 

まぁ「運の悪い日」というのは時々あるもので、

グダグタの仕事にだらだらの残業の挙句、

休憩を取らず帰宅したら、

「法令違反になったぁ」

「休憩を取らせない店ってことになっただろ」

とかなんとか、休日なのに電話がかかってきて、

「反省文を書いてくるように」と言われたので、

5日間もかけて、レポート用紙にびっしり手書きで2枚半、

書きあげて提出してやりました。2ヶ月くらい前のことです。

そんな珍事件に遭遇したので、ネタにしてみました。

今日のお話は「反省文」です。

反省文・・・・

  業務上の失敗やトラブル、ミスなどを振り返り、

  原因を考え過ちを改める気持ちを表す文章を書いた書面。

  軽微なミスやトラブルについて書くケースが多く、

  主として直属の上司に提出する、社内文書のうちのひとつ。

軽微なミスなのなので、わりとよく書かれている文書のようです。

反省文と似たようなものに、

始末書や顛末書や報告書があります。

混乱しないようにそれぞれの特徴を見てみましょう。

始末書・・・・

　事実をすべて明らかにして、謝罪の意思を表明し、

　再発しないよう誓約する文書。

　自分の勤務する会社に提出する。

　社外の目に触れることは基本的にはありません。

　始末書は、あくまで自主的に書くものであり、

　従業員に強制的に書かせることはできない。

顛末書・・・・

　発生した事実の一部始終報告するための文書。

　客観的な視点が必要で、

　ミスを犯した本人ではない立場の人による作成が望ましい。

　顛末書は正式なビジネス文書なので、署名と認印による捺印が必要。

　基本的に社内向けの報告書で、社外に向けての文書ではない。

報告書・・・・

　報告書とは、特定の事柄を伝えるために作る書類のこと。

　上司や先輩から指示された案件を実施した際に、

　その結果を報告するために作成する。

「反省文」も「始末書」も「顛末書」も、

ミスやトラブルがあった時に社内向けに書く文書です。

「報告書」は、トラブル発生の時だけでなく、

日常の業務や出張や研究など様々な場面で用いられます。

どれも情報などを共有して、今後に活用するために作成されます。

ちなみに、不祥事が発生した時に社外向けに書く文書は

「詫び状」「謝罪文」になります。

「反省文」を調べると会社だけでなく

学校でよく書かれていることがわかりました。

例えば

・繰り返し遅刻した

・タバコを持ってるのを見つかった

・学校に許可を取らずにアルバイトをした

校則違反をすると反省文の提出を求められたりします。

生徒本人だけでなく、

反省文の最後に「保護者にも5行くらいのコメント」を

求められることがあります。

私が学生だった頃の古い記憶の中には、「反省文」が1つもありません。

同級生が書かされたこともなかった気がします。

今は、廊下に立たせるとか、正座させるとか、一発ビンタ喰らわすとか、

そんなことはできない代わりに「反省文」が横行しているのかもしれません。

● 縦書き? 横書き? 手書き? パソコン? 

画像検索すると

・縦書きは学生が、原稿用紙に手書きしているものが多い

・横書きは仕事上、パソコンで作成しているものが多い

手書きの方が誠意が伝わるという意見もあるので、

仕事上の反省文も、短い文章なら手書きでもいいかもしれません。

迷った時は提出先に聞くといいようです。

● 書式

書式も会社によって、いろいろあるようですが

概ねこんな感じです。

● 本文

「長い方がいい」「簡潔に」と正反対の意見がありますが、

3行くらいの文章では、

何があったのか何を反省しているのか伝わらないので、

それなりの長さが必要だということなのだと思います。

< 文章の構成 >

何が起きたのか、その原因、反省、謝罪、今後の対策、といった

順番で書いていくと、伝わりやすくなります。

最後に重ねて謝罪の文章で締めくくるのもいいようです。

< 注意点 >

・事実を正しく書く

・正しい敬語で書く

・細かい説明は不要

・言い訳や責任転嫁になるようなことは書かない

　自分の間違いを全面的に認めていることが伝わるようにする

・同じ言葉を繰り返しすぎない

「申し訳ありませんでした」ばかりでなく

「弁解の余地がありません」や「不徳の致すところです」など

他の言葉を使う

そしてもう1つ重要なのは

「期日前に提出する」ことです

「いつでもいいよ」は「できるだけ急いで」という意味といった

ような会社によくある二重構造ですね。

ミスをいつまでも引きずらず、不快な思いは忘れてしまうため

次へ進むためにも、早く提出するのが良さそうです。

上手く書けば、深く反省していることがきちんと伝わり、

信頼を取り戻しせたりするかもしれません。

そうはいっても作文が苦手だぁ～って人のために

ミスやトラブルに合わせた、雛形や例文があります。

ただし、ネット上に例文が溢れている事はみんな知っている事なので、

1つの例文をコピペして提出するのは危険です。

反省文の書き方と例文

https://www.reibun.biz/105.html

反省文の書き方 遅刻》会社・社会人・例文と文例・遅刻２回目・今後の対策

https://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/hansei_bun_chikoku.html

反省文作成代行システム（開発中）

https://www.awa.tohoku.ac.jp/~sanshiro/hansei/hansei.html

反省文は、改善に繋げるためのものというだけでなく、

罰や嫌がらせという側面もあるようです。

「背中に反省文貼り、児童歩かせる　支援学校教論を懲戒処分」

https://news.yahoo.co.jp/articles/3393095f5e53035ad82c5e515371b17b024038b7

自分の給食を食べてしまった小学1年生の背中に、反省文を貼り付けて

その児童と一緒に校内を回った先生がいたそうです。

反省文程度じゃ収まらない、重大な過失ですね。

会社でも、

「繰り返し書き直しを強要する」

「頻繁に反省文の提出を求める」など

反省の気持ちが消滅するような、反省文の使い方があるようです。

反省にも改善にもつながらない反省文は、

無意味なだけでなく、上司の指導力不足を疑われます。

そもそも大半の人が、反省文とは無縁なのでしょうが、

一部の会社や学校では、日常的に書かれているようです。

反省してるか否かは別にして

起きたことを報告して、反省や謝罪を形にする必要があるのだと思います。

もし、反省文を求めらけたら

提出する相手に満足感を与えられるように、

書式を踏まえて、程よい文章量で正しく書いて、とっとと提出して

終わらせることがよさそうです。

しょせん、軽微なミスなので。

さて、私の書いた反省文も気になるところかなと思うので

どんなものだったのか、チラッと説明しておきます。

読まなくていいですよぉ。

バソコンで下書きを作り、手書きで清書しました。

A4のレポート用紙で、2枚半になりました。

いくつかの点に気をつけて書きました。

・ネットには、例文も雛形も参考にしない

・1つの文章の文字数が多いようにして、読みにくいものにする

　（読む人の集中力や理解力が必要な文にする）

・新米店長に売り場の状況を理解できるよう、説明を省かない

・ルール厳守を徹底するために起きる不具合は覚悟しておけよぉと

　伝えるようにする

・声に出して読んでみて、詰まらないように言葉や語尾を調節する

・世の中には反省文とは無縁で生きてる人が多くいて、下手に要求すると

　ややこしいことになりかねない事を伝える

何を反省するのかさっぱりわかってない、反抗的反省文ができましたｗ